Gizlilik Politikası

Yürürlük tarihi: 31 Ekim 2026

Bu politika, AjandaX hukuk bürosu ajandası uygulamasının ("AjandaX") kişisel verileri ve Google hesaplarından alınan verileri nasıl işlediğini anlatır. AjandaX'i sunan: Mert Özkan, KEP: mehmet.ozkan.01@hs01.kep.tr, e-posta: admin@ajandax.com ("biz").

1. Kısaca

• AjandaX'i bir hukuk bürosu kullanır. Büronun dosyalarına, müvekkillerine ve ajandasına ilişkin verileri büro girer ve büro yönetir. Bu verilerde büro veri sorumlusu, biz veri işleyeniz. Bu ayrım büroyla yapılan hizmet sözleşmesinde de yer alır.
• Bir avukat Gmail hesabını bağlarsa AjandaX yalnız UETS'ten (uets@bilgi.ptt.gov.tr) gelen elektronik tebligat e-postalarını okur. Başka hiçbir e-postayı okumaz; e-posta göndermez, değiştirmez, silmez.
• Bir avukat Google Takvim'ini bağlarsa AjandaX, Google Takvim'inde ayrı bir "AjandaX" takvimi açar; bürodaki duruşmaları ve arabuluculuk toplantılarını yalnız o takvime yazar ve günceller.
• Verileri reklam için kullanmayız, satmayız.

2. Hangi verileri işliyoruz

Kullanıcı hesabı: ad soyad, e-posta adresi, rol (yönetici ortak, ortak avukat, çalışan avukat, stajyer, kâtip), şifrenin tek yönlü özeti (bcrypt), bildirim ve e-posta tercihleri.

Büronun girdiği veriler: dosyalar (mahkeme, esas no, ofis dosya no, taraflar), müvekkiller (ad, iletişim bilgileri, T.C. kimlik veya vergi numarası), duruşmalar, görevler, notlar, tebligatlar, arabuluculuk kayıtları, KVKK rıza kayıtları, müvekkil ücret, masraf ve ödeme kayıtları ile ortakların ofis masrafı kayıtları. T.C. kimlik ve vergi numaraları şifreli (AES-256-GCM) saklanır.

Google hesabından alınan veriler: bölüm 4.

Teknik veriler: her değişikliğin denetim kaydı (kim, ne zaman, neyi değiştirdi), uygulama ve sunucu günlükleri, oturum için gerekli iki çerez (bölüm 8).

3. Neden ve hangi hukuki sebeple

• Hizmetin sunulması ve büroyla sözleşmenin ifası (KVKK m. 5/2-c).
• Hukuki yükümlülükler (KVKK m. 5/2-ç).
• Güvenlik, hata giderme ve hizmetin sürekliliği için meşru menfaat (KVKK m. 5/2-f).
• Müvekkil verileri bakımından büro, kendi hukuki sebebine dayanır; AjandaX'teki rıza kayıtları bunun için büroya araç sağlar.

4. Google kullanıcı verileri

4.1 Gmail (gmail.readonly izni)

• Ne okunur: yalnız gönderen adresi uets@bilgi.ptt.gov.tr olan e-postalar. Gmail araması bu göndericiyle sınırlıdır. İlk bağlantıda son 7 gün, sonra saatte bir yeni gelenler taranır; bağlantı kopup yeniden kurulursa kopmadan sonraki dönem (en çok 90 gün geriye) taranır.
• Ne saklanır: e-postanın Gmail kimliği, gönderen, konu, e-postadan çıkarılan mahkeme adı, esas no ve UETS barkodu, geliş tarihi; bunlar çıkarılamazsa e-posta metninin ilk 2.000 karakteri. Ekler indirilmez.
• Ne için: tebligatın kaydı, ilgili dosyayla eşleştirilmesi ve tebligat tarihinden doğan sürenin ajandaya yazılması. Kayıt, bürodaki yetkili kullanıcılara görünür.
• Erişim anahtarı: Google'ın verdiği erişim ve yenileme anahtarları sunucumuzda şifreli (AES-256-GCM) saklanır.

4.2 Google Takvim (calendar.app.created izni)

• Ne yazılır: duruşmalar ve arabuluculuk toplantıları; başlıkta mahkeme ve esas no, açıklamada esas no, ofis dosya no, tarafların adları ve işlem türü.
• Nereye yazılır: yalnız AjandaX'in açtığı "AjandaX" takvimine. Bu izin ana takviminize ve diğer takvimlerinize erişim vermez; oradaki etkinlikler okunmaz, değiştirilmez, silinmez.
• Bağlantıyı kesince: "AjandaX" takvimi Google Takvim'inizden kaldırılır; güncellenmeyen eski kayıtlar takviminizde kalmaz.
• Bu bilgiler takviminize yazıldığı anda Google'ın sunucularında da bulunur; orada Google'ın kendi gizlilik politikası geçerlidir.

4.3 Paylaşım

Google'dan alınan veriler yalnız bu hizmeti sunmak için kullanılır. Üçüncü kişilere satılmaz, aktarılmaz; reklam, kişiye özel reklam, kredi değerlendirmesi ya da yapay zekâ modeli eğitimi için kullanılmaz. Yalnız bölüm 6'daki altyapı sağlayıcıları, hizmeti sunmamız için gerektiği kadar ve bizim talimatımızla işler. Kanunen zorunlu hallerde yetkili makamlarla paylaşılabilir.

4.4 İnsanların okuması

Google'dan alınan veriyi ekibimizden kimse okumaz. İstisnalar: (a) belirli bir kayıt için kullanıcının ya da büronun açık onayı (ör. destek talebi), (b) güvenlik amacıyla (kötüye kullanım ya da saldırının incelenmesi), (c) kanuni zorunluluk, (d) iç işleyiş için anonim ve toplu hale getirilmiş veri.

4.5 Sınırlı Kullanım (Limited Use) beyanı

AjandaX's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

AjandaX'in Google API'lerinden aldığı bilgileri kullanması ve başka bir uygulamaya aktarması, Sınırlı Kullanım şartları dâhil olmak üzere Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na uygundur.

5. Saklama süreleri

• Google anahtarları: bağlantı kesildiğinde ya da Google izni geri aldığında sunucudan silinir.
• Tebligat kayıtları: büronun hesabı açık kaldıkça saklanır, kendiliğinden silinmez; dosyanın geçmişinde hangi tebligatın ne zaman geldiği bu kayıtlardan gösterilir. Kullanıcının listeden kaldırdığı tebligat listelerde görünmez, kaydı silinmez. 27 Ekim 2026'ya kadar eski 2 ay kuralıyla silinmiş tebligatlardan yalnız mahkeme, esas no, barkod, geliş ve işlenme tarihleri tebligat arşivinde kalır.
• Büronun diğer verileri ve tebligat arşivi: büronun hesabı açık kaldıkça. Sözleşme sona erince büro isterse veriler 30 gün içinde Excel (XLSX) ya da CSV olarak büroya teslim edilir; 30 günün sonunda silinir.
• Bildirimler: okunanlar 90, okunmayanlar 180 gün sonra kendiliğinden silinir.
• Yedekler: veritabanının şifreli yedekleri alınır. Son 14 günün günlük, son 8 haftanın haftalık ve son 12 ayın aylık yedeği tutulur; gerisi kendiliğinden silinir. Silinen bir veri yedeklerde en çok 12 ay daha kalabilir.
• Denetim kayıtları ve e-posta gönderim kayıtları: büronun hesabı açık kaldıkça; sözleşme sona erince diğer verilerle birlikte silinir.
• Sunucu günlükleri: barındırma sağlayıcısında en çok 30 gün.

6. Altyapı sağlayıcıları ve yurt dışına aktarım

Bu sağlayıcıların sunucuları Türkiye dışında olduğundan veriler yurt dışına aktarılır. Dayanak: KVKK m. 9 kapsamında, Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun ilan ettiği standart sözleşme.

7. Güvenlik

Bağlantılar HTTPS ile şifrelenir. Şifreler tek yönlü özetle, Google ve Todoist anahtarları ile T.C. kimlik ve vergi numaraları AES-256-GCM ile şifreli saklanır. Oturumlar 8 saat geçerlidir; istekler CSRF korumasıyla ve hız sınırıyla korunur. Her değişiklik denetim kaydına yazılır. Yedekler şifrelidir.

8. Çerezler

AjandaX yalnız oturum için gerekli iki çerez kullanır: oturum çerezi ve CSRF koruma çerezi. Analitik ya da reklam çerezi kullanılmaz. Tarayıcının yerel deposunda yalnız görünüm tercihleri tutulur.

9. Google iznini geri alma ve haklarınız

• Bağlantıyı kesmek: AjandaX > Ayarlar > Bağlantılar > Gmail Tebligat Bağlantısı ya da Google Takvim eşitleme > Bağlantıyı Kes. Anahtarlar sunucudan silinir.
• Google tarafında izni geri almak: myaccount.google.com/permissions sayfasında AjandaX'i seçip erişimi kaldırın. İzni geri aldığınızda AjandaX bunu en geç bir saat içinde fark eder ve bağlantıyı kapatır.
• KVKK m. 11 hakları: verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi isteme, düzeltme, silme, itiraz ve diğer haklar. Başvuru: admin@ajandax.com ya da mehmet.ozkan.01@hs01.kep.tr (KEP). Müvekkil verileri için başvurunun ilgili büroya yapılması gerekir; büroya başvurduğunuzda biz büroya destek oluruz.

10. Değişiklikler

Bu politika değişirse yeni metin bu sayfada yürürlük tarihiyle yayımlanır; esaslı değişiklikler kullanıcılara e-postayla bildirilir. Google'dan alınan verinin kullanım amacı değişirse önce kullanıcının onayı alınır.

11. İletişim

Mert Özkan, e-posta: admin@ajandax.com, KEP: mehmet.ozkan.01@hs01.kep.tr.